Job Posting Detail

Position: Philanthropy & Campaign Coordinator

Position Type: Permanent, full-time , position, Monday to Friday, 9 am to 5 pm

Language of work: English

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Dates: Immediately

About the position :

Reporting to the Executive Director, Philanthropy, the coordinator will help coordinate and provide administrative support for TFS’s $39 million capital campaign. The coordinator will work closely with TFS Foundation colleagues and others throughout the TFS community, including staff and senior volunteers to support campaign activities, including events, special projects and initiatives, and stewardship & recognition programs.

Duties and Responsibilities :

Campaign :

• In collaboration with the Foundation colleagues, coordinate the production of campaigns and moves management reports and ensure all prospect records are maintained in the database (RE/NXT)
• Work closely with the President, and the Executive Director, Philanthropy to provide administrative support for campaign meetings, including cultivation, solicitation and stewardship meetings.
• Provide support to ensure campaign communications and cultivation event activity plans are met.
• Respond to inquiries from Campaign volunteers and donors, building and sustaining relationships.
• Create, maintain and provide timely reports and statements on donor activity and tracking the campaign’s progress

Prospect Research and Coordination

• Work with the team to determine requirements for prospect and pipeline analysis and management, gift analysis and event management and develop accurate, user-friendly reports.
• Analyze information across platforms to identify potential donors and volunteers within the community with specific experience and skills.

Event Planning & Coordination

• Provide administrative support and assist with the preparation and execution of a wide range of donor events.
• In collaboration with the Development Officer, Major Gift and Stewardship, prepare and oversee the execution of invitations, RSVP forms, marketing materials, and social media for donor events and communications.
• Participate in the development and maintenance of budget/expenditure reports and event activity reports.
• Maintain record of event-related contact management in the Raiser's Edge database.
• Participate in meetings and/or events outside of regular business hours as required.

Administration

• Assist with data quality projects and documentation of business operation processes.
• Work closely with Foundation colleagues and the TFS Finance team to support the preparation of expense reports, purchase requisitions and payments
• Support data entry and updating record information in the database.
• Provide administrative support to senior management of the TFS Foundation.
• Other duties as assigned.

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

Education:    

• Graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising or management.

Skills & Experience:   

• Previous experience working in an office setting. 
• Demonstrated ability to work effectively and communicate with a variety of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors and staff.
• Great writing, proofreading and editing skills, with experience in writing and producing communication materials.
• Project management and organizational skills with a proven ability to meet deadlines and coordinate multiple projects simultaneously.
• Excellent interpersonal skills and collaborative working style. Proven ability to exercise tact, discretion, and good judgment.
• Good facility with software such as  MIcrosoft Office Suite, Google Suite and Adobe. Experience with Raiser’s Edge or fundraising databases would be an asset.
• Excellent written and verbal communications skills in English. Proficiency in French and/or Mandarin would be an asset.

What we offer :

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

• A competitive compensation
• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP
• Generous vacation policy and additional paid time off
• A stimulating working environment
• Multiple professional development opportunities
• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Effective for the 2023-24 school year, TFS highly recommends COVID-19 vaccination for all members of the community. New employees may share their vaccination status with the Human Resources Department upon the start of their employment, if they so choose.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided HERE.

 

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Position : Coordinateur-rice de la philanthrophie et des campagnes

Type de poste : Poste permanent, à temps plein, du Lundi au Vendredi, 9:00 à 17:00

Langue de travail : Anglais

Lieu : Campus de Toronto - 306 Avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Dates : Immédiatement

 

Le poste :

Sous la responsabilité du directeur exécutif de la philanthropie, le coordinateur aidera à coordonner et à fournir un soutien administratif à la campagne d'investissement de 39 millions de dollars de TFS.  Le coordinateur travaillera en étroite collaboration avec les collègues de la Fondation TFS et d'autres membres de la communauté TFS, y compris le personnel et les bénévoles seniors, afin de soutenir les activités de la campagne, y compris les événements, les projets spéciaux et les initiatives, ainsi que les programmes d'intendance et de reconnaissance.

Les tâches seront les suivantes :

Campagne :

• En collaboration avec les collègues de la Fondation, coordonner la production des rapports de gestion de la campagne et des mouvements et veiller à ce que tous les dossiers des prospects soient conservés dans la base de données (RE/NXT).
• Travailler en étroite collaboration avec le président, et le directeur exécutif de la philanthropie pour fournir un soutien administratif aux réunions de campagne, y compris les réunions de culture, de sollicitation et d'intendance.
• Fournir un soutien pour s'assurer que les communications de la campagne et les plans d'activité des événements de culture sont respectés.
• Répondre aux demandes de renseignements des bénévoles de la campagne et des donateurs, en établissant et en entretenant des relations.
• Créer, tenir à jour et fournir en temps utile des rapports et des déclarations sur l'activité des donateurs en suivant les progrès de la campagne.

Recherche de prospects et coordination :

• Travailler avec l'équipe pour déterminer les besoins en matière d'analyse et de gestion des prospects et du pipeline, d'analyse des dons et de gestion des événements, et élaborer des rapports précis et conviviaux.
• Analyser les informations sur l'ensemble des plateformes afin d'identifier les donateurs potentiels et les bénévoles au sein de la communauté ayant une expérience et des compétences spécifiques.

Planification et coordination d'événements : 

• Fournir un soutien administratif et aider à la préparation et à l'exécution d'un large éventail d'événements destinés aux donateurs.
• En collaboration avec le responsable du développement, des dons majeurs et de l'intendance, préparer et superviser l'exécution des invitations, des formulaires RSVP, des supports marketing et des médias sociaux pour les événements et les communications destinés aux donateurs.
• Participer à l'élaboration et à la mise à jour des rapports sur le budget/les dépenses et des rapports d'activité des événements.
• Tenir un registre de la gestion des contacts liés aux événements dans la base de données Raiser's Edge.
• Participer à des réunions et/ou à des événements en dehors des heures de travail normales, selon les besoins.

Administration : 

• Aider aux projets de qualité des données et à la documentation des processus d'opérations commerciales.
• Travailler en étroite collaboration avec les collègues de la Fondation et l'équipe financière de TFS pour soutenir la préparation des notes de frais, des demandes d'achat et des paiements.
• Soutenir la saisie de données et la mise à jour des informations d'enregistrement dans la base de données.
• Fournir un soutien administratif à la haute direction de la Fondation TFS.
• D'autres tâches telles qu'assignées.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

Éducation :     

• Diplôme d'un programme postsecondaire, idéalement en communication, collecte de fonds ou gestion.

Compétences et expérience :

• Expérience de travail préalable dans un bureau. 
• Capacité à travailler efficacement et à communiquer avec diverses parties prenantes, notamment les donateurs, les bénévoles, les commanditaires et le personnel.
• Excellentes compétences en matière de rédaction, de relecture et d'édition, avec une expérience de la rédaction et de la production de supports de communication.
• Des compétences de gestion de projet et d'organisation, avec une capacité à respecter les délais et à coordonner plusieurs projets simultanément.
• Excellentes compétences interpersonnelles et style de travail collaboratif. Capacité à faire preuve de tact, de discrétion et de bon jugement.
• Connaissance d’utilisation des logiciels tels que Microsoft Office Suite, Google Suite et Adobe. Une expérience de Raiser's Edge ou des bases de données de collecte de fonds serait un atout.
• Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en anglais. La maîtrise du français et/ou du mandarin serait un atout.

Ce que nous offrons :

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons:

• Une rémunération compétitive
• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO
• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires
• Un environnement de travail stimulant
• De multiples possibilités de développement professionnel
• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS accueille les candidatures des peuples indigènes, des personnes handicapées, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de tous ceux qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des aménagements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

À compter de l'année scolaire 2023-24, TFS recommande fortement la vaccination contre le COVID-19 à tous les membres de la communauté. Les nouveaux employés peuvent, s'ils le souhaitent, partager leur statut vaccinal avec le département des ressources humaines au début de leur emploi.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni ICI.