Job Posting Detail

Position: Bilingual Branch Administrator

Position Type: 11 - month, Permanent Full Time Position, Monday to Friday, 37,5 Hours per week

Classification: A03

Location: Toronto campus - 296 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Branch: Junior School

Start Date: August 15, 2023

 

About the position :

Reporting to the Principal d her or his delegates, (and working in collaboration with faculty and staff you will be responsible to:

• Organize all functions such as special events, meetings, luncheon meetings, coffee meetings, including planning, set-ups, take-downs, clean-up and storage of all used items;
• Direct custodial staff to ensure that the building and all common areas is kept clean, tidy  and in safe conditions, report any concerns and follow-up with custodians;
• Prepare letters, newsletters, calendars and updates in consultation with the Principal or delegate of the branch, and ensure timely distribution;
• Monitor and reconcile certain budget accounts during the year;
• Ensure the maintenance and updating of database systems for the administrative operations of the branch; including parent teacher interviews, report cards, co-curricular activities, billing, allergies, medical forms etc.
• Provide the billing information for co-curricular activities or other if needed;
• Participate in various activities to meet parents of the branch;
• Provide assistance to the Principal or delegate, in daily administration of the school as assigned;
• Assist in planning specific outings/activities when necessary
• Monitor purchasing if needed;
• Other assignments as required.

What we offer

TFS offers an exceptional and stimulating environment, along with competitive employment packages, including:

• A competitive compensation
• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP
• Generous vacation policy and additional paid time off
• A stimulating working environment
• Multiple professional development opportunities
• A rewarding career where you can make a difference

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement.We are looking for a person who is detail-oriented, organized, resourceful and positive. A professional who anticipates needs and displays excellent customer service skills.

The ideal candidate profile is as follows:

• Excellent French and English skills (oral and written);
• Appropriate undergraduate degree or equivalent in education and experience;
• Excellent skills in technology with the ability to learn and update new IT skills;
• Minimum of 5 years of experience in office administration, preferably in a school setting;
• Excellent interpersonal skills, tact, diplomacy, good judgment in dealing with the internal and external community and staff relations;
• Organized with an ability to prioritize in an extremely busy environment;
• Leadership and teambuilding skills;

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Effective for the 2023-24 school year, TFS highly recommends COVID-19 vaccination for all members of the community. New employees may share their vaccination status with the Human Resources Department upon the start of their employment, if they so choose.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé as soon as possible. Please use the candidate portal through the link provided HERE.

 

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Poste: Administrateur-(rice) d’annexe bilingue

Type de poste : Poste de 11 mois, permanent, à temps pleins, du lundi au vendredi, 37,5 heures par semaine

Classification: A03

Lieu: Campus de Toronto - 296 avenue Lawrence Est, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Annexe : Junior school

Date de début: 15 Août 2023

 

A propos du poste :

Sous la supervision la Directeur-rice et/ou de son délégué (et en collaboration avec les enseignants-es et le personnel administratif) cette personne sera responsable de/d’:

• Organiser toutes les fonctions telles que les événements spéciaux, les réunions, les déjeuners de travail, les café-rencontres, y compris la planification, la mise en place, le démontage, le nettoyage et le stockage de tous les articles utilisés.
• Demander au personnel de conciergerie de veiller à ce que le bâtiment et toutes les zones communes soient maintenus propres, en ordre et dans des conditions de sécurité, de signaler tout problème et d'assurer le suivi avec les concierges ;
• Préparer les lettres, bulletins d'information, calendriers et mises à jour en consultation avec le directeur ou le délégué de l’annexe, et veiller à leur distribution en temps voulu ;
• Contrôler certains comptes budgétaires en cours d'année ;
• Assurer la maintenance et la mise à jour des bases de données pour les opérations administratives de l’annexe, y compris les entretiens parents-enseignants, les bulletins scolaires, les activités extrascolaires, la facturation, les allergies, les formulaires médicaux, etc. Fournir les informations de facturation pour les activités extrascolaires ou autres si nécessaire.
• Participer à diverses activités pour rencontrer les parents de l’annexe ;
• Fournir une assistance au directeur ou à son délégué, dans l'administration quotidienne de l'école, selon son affectation ;
• Planifier des activités, des programmes et des sorties spéciales
• Contrôler les achats si nécessaire
• Autres missions au besoin.

Ce que nous offrons :

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Une rémunération compétitive
• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO
• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires
• Un environnement de travail stimulant
• De multiples possibilités de développement professionnel
• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Nous recherchons une personne qui a le souci du détail, qui est organisée, qui anticipe les besoins, qui est positive. Un ou une professionnel(le) qui anticipe les besoins et qui a d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle,

Le profil du candidat idéal est le suivant :

• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (parlé et écrit)
• Diplôme universitaire de premier cycle ou équivalent.
• Excellentes compétences technologiques et informatiques, ainsi qu’une habileté et un désir de se former afin de maîtriser d’autres programmes.
• Minimum 5 ans d'expérience dans l’administration de bureau, de préférence dans un environnement scolaire.
• Excellentes qualités interpersonnelles, tact, diplomatie, bon jugement dans les relations avec la communauté interne et externe et les relations avec le personnel
• Organisé avec une capacité à établir des priorités dans un environnement extrêmement occupé
• Compétences en matière de leadership et de consolidation d'équipe.

TFS accueille les candidatures des peuples indigènes, des personnes handicapées, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de tous ceux qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des aménagements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

À compter de l'année scolaire 2023-24, TFS recommande fortement la vaccination contre le COVID-19 à tous les membres de la communauté. Les nouveaux employés peuvent, s'ils le souhaitent, partager leur statut vaccinal avec le département des ressources humaines au début de leur emploi.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni ICI.