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HUMAN RESOURCES ASSISTANT

Position Type Administrator
Start 11/15/2017
School Name TFS - Canada's International School
City, State Toronto, ON 
Posted 10/05/2017


HUMAN RESOURCES ASSISTANT

Non-Unionized position

Temporary replacement (for approx. 10 to 12 months)

Full-time position (Monday to Friday, 35 hours per week)

Effective: November 2017

 

The HR Assistant position reports to the Senior Manager, HR and works collaboratively with the Payroll & Benefits Coordinator in assisting the day to day operations of the many HR functions including recruitment, benefits and some event organization.

Summary of Responsibilities:

  • Responsible for the HRIS (Payworks) maintenance including data entry, reports, and helps in the development of future modules.

  • Maintain Group insurance provider website (Manulife) Re: (new employees, changes to coverage and salaries etc) to ensure employee’s coverage and premiums are accurate.

  • Assist the Payroll Coordinator with the semi-monthly payroll preparation by providing relevant and timely information (absences, leaves, salary changes etc) and updating the Payworks system.

  • Assist as first line of contact, employees requesting information about HR programs and services (information related to group insurance, GRRSP, collective agreement clauses)

  • Recruiting: prepare, translate and post all new job postings. Assist hiring managers with their search for prospective candidates; explore different recruiting options, coordinate communication with candidates and schedule interviews; process reference checks. Coordinate and participate in annual job fair tours.

  • Orientation: organize annual orientation session in August; meet with newly hired employees; ensure documentation is completed, policies are provided, references checks and criminal records search are completed accordingly

  • Policies and Procedures: ensure the HR Google Team Drive is updated with latest version of policies, procedures and forms – follow-up and ensure compliance on annual re-signing of policies and procedures

  • Organize and coordinate the annual Service Award presentation recognizing long-term service employees; reach out to outside vendors, venues, sends out invitations to guests, coordinate the gift-buying process.

  • Provides support in the review of processes and implementation of various HR office systems and procedures

  • Administrative duties: Write employment contracts, compile and update employee records as needed, maintains filing, ordering supplies, provide additional administrative support to the Senior Manager and Payroll Coordinator when required.

  • May be required to assist with duties for specific projects (Start/End of school presentations, Holiday celebration, audit, certification etc.) when needed

Qualifications and Experience required:

  • Minimum 2-4 years of experience in HR

  • Human Resources designation; and/or Certification/University Degree in Human Resources

  • Previous experience working in an HR department preferably in a school

  • Working knowledge of unionized groups of employees and Collective Agreements is an asset

  • Good computer skills, enthusiastic about learning a new HRIS program

  • Experience in implementing new processes and systems

  • Language skills: Bilingualism in French and English written and spoken required

 

 

Profile:

We are looking for a candidate with the following disposition and abilities:

  • A multi-tasker who is comfortable with quick changing priorities and interruptions

  • A team player who can work independently, able to research and determine best solutions

  • Confidentiality, detail oriented and strong organization skills are required

  • Excited to learn and interested in assisting with projects

  • People-oriented personality, easy to relate to, with a positive attitude and flexible disposition

     

 

We recruit candidates who embrace our TFS values of: Integrity, discernment, respect and engagement.

 

“TFS-Canada’s International School is committed to providing accommodations for people with disabilities. If you require an accommodation, we will work with you to meet your needs.”

 

Please send your letter of motivation and résumé ASAP to: jobs@tfs.ca

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Le générique masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

Cet emploi est offert également aux hommes et aux femmes

 

ASSISTANT AUX HUMAN RESOURCES

Poste non-syndiqué

Remplacement temporaire (approx. pour 10 à 12 mois)

Temps complet (Lundi au Vendredi, 35 heures semaine)

Disponible: Novembre 2017

 

Sous la supervision du gestionnaire en ressources humaines et en travail de collaboration avec le coordonnateur de la paie et des avantages sociaux, cette personne contribue aux opérations quotidiennes des nombreuses fonctions des ressources humaines, y compris le recrutement, les avantages sociaux et l'organisation de certains événements.

 

Résumé des responsabilités:

- Responsable pour maintenir le système (Payworks), y compris la saisie de données, les rapports et aide à l'élaboration de futurs modules.

- Maintenir le site Web de l'assurance collective (Manuvie) Ex: (inscrire les nouveaux employés, faire les modifications au besoin, changement de salaire etc..) pour s'assurer que les couvertures et les primes des employés soient exactes.

- Aider le coordonnateur de la paie avec la préparation des paies en fournissant des informations pertinentes (absences, congés, changements de salaire, etc.) et faire la mise à jour dans le système Payworks.

- Etre la personne contacte pour aider les employés ayant besoin d’informations sur les programmes et services telles que les informations relatives à l'assurance collective, GRRSP, clauses de convention collective.

- Recrutement: prépare, traduit et publie toutes les nouvelles offres d'emploi. Aider les directeurs avec les recherches des candidats; explorer différentes options de recrutement, coordonner la communication avec les candidats et planifier les entrevues au besoin. Coordonner et participer à des foires annuelles sur l'emploi.

- Orientation: organiser une séance d'orientation annuelle au mois d’août; rencontrer des employés nouvellement embauchés; s'assurer que la documentation soit complétée, que les politiques soient fournies et que les vérifications des références et la recherche des casiers judiciaires soient complétées

- Politiques et procédures: s’assurer que le HR Team Drive soit mis à jour avec la dernière version des politiques, et procédures ainsi que les formulaires – faire le suivi et assurer une conformité quant à la réinscription annuelle des politiques et des procédures au besoin

- Organiser et coordonner la soirée annuelle de reconnaissance des années de service, communiquer avec les vendeurs extérieurs, réserver la salle, envoyer les invitations, coordonner le processus d'achat de cadeaux etc.

- Fournir un soutien dans l'examen des processus et la mise en œuvre de divers systèmes et procédures du système des ressources humaines

- Obligations administratives: faire les contrats de travail, compiler et mettre à jour les dossiers des employés au besoin, faire le classement, commander les fournitures de bureau, fournir un soutien administratif supplémentaire au gestionnaire principal et au coordonnateur de la paie au besoin.

- Pourrait devoir aider avec des événements spéciaux (retour du personnel en août, départ en juin, fêtes hivernales, audit, certification etc. au besoin.

 

Qualifications et expérience requise:

Minimum de 2 à 4 ans d'expérience en ressources humaines

Désignation en ressources humaines et/ou Certification/Diplôme universitaire en ressources humaines

Expérience antérieure dans un département de ressources humaines de préférence dans une école

La connaissance pratique des conventions collectives serait un atout

Bonnes compétences informatiques, être enthousiastes à l'idée d'apprendre un nouveau système HRIS

Expérience dans la mise en œuvre de nouveaux processus et systèmes

Compétences linguistiques: Maitriser parfaitement le français et l’anglais écrit et parlé

 

Profil:

Nous recherchons un candidat ayant la disposition et les aptitudes suivantes:

• Pouvoir faire plusieurs choses en même temps et être à l'aise avec des interruptions fréquentes

• Pouvoir travailler de manière autonome, capable de rechercher et de déterminer les meilleures solutions

• Pouvoir garder des informations confidentielles, avoir un œil pour les détails et être bien organisé

• Etre enthousiaste et vouloir participer à différents projets

• Avoir une personnalité axée sur les autres, être facile d’accès, flexible et avoir une attitude positive.

 

Nous recrutons des personnes qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement

 

TFS s’engage à rendre le procédé d’embauche plus accessible aux personnes handicapées. Si vous avez des besoins particuliers, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos demandes.

 

Les personnes intéressées et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un cv RAPIDEMENT à : jobs@tfs.ca

 

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